Pratique numèrique : La bureautique

  23 juillet 2024

Dans le cadre de notre stratégie numérique, nous avons fait le choix d’utiliser les outils en ligne gratuits. Cela implique des contraintes que nous allons développer ici.

Pour la bureautique, nous avons le choix entre Microsoft et Google.

Les deux offres sont similaires, mais le choix de Microsoft s’impose, car c’est le plus répandu dans le monde.

Avec Microsoft :

Stockage en ligne de 5 Go avec One Drive et ses applications en ligne gratuites.

Avec Google One Drive :

Stockage en ligne de 15 Go avec Drive et ses applications en ligne gratuites.

L’application “Traitement de texte”

Avec le traitement de texte, un particulier peut créer une large variété de documents, allant des documents basiques aux plus complexes. Voici quelques exemples :

Documents courants :

• Lettres et emails : Idéal pour rédiger des lettres formelles ou informelles, des emails, des CVs et des lettres de motivation. Vous pouvez personnaliser la mise en forme, ajouter des images et des tableaux, et utiliser des outils de vérification pour vous assurer que votre texte est exempt de fautes d'orthographe et de grammaire.
• Rapports et articles : C’est un outil puissant pour la rédaction de rapports et d'articles. Vous pouvez structurer votre document à l'aide de titres, de paragraphes et de listes, et utiliser des styles pour appliquer une mise en forme cohérente. Vous pouvez également insérer des tableaux, des graphiques et des images pour illustrer vos propos.
• Brochures et flyers : Permets de créer des brochures et des flyers attrayants avec des images, du texte et des mises en page colorés. Vous pouvez utiliser des modèles prédéfinis ou créer votre propre design.

Nous avons ici choisi d’utiliser uniquement la version gratuite, car l'ensemble, des fonctions utiles pour un particulier sont bien présentes, ainsi la stratégie utilisée sera d’utiliser l’espace de stockage pour tous les documents en cours.

Bien qu’il soit possible d’enregistrer sur son propre disque dur des documents au format "Word" nous recommandant en cas d’envoi à l’extérieur d’utiliser la fonction "Enregistrer au format PDF".

Ainsi l’ensemble, des documents ne seront pas modifiables par les personnes ou l’organise les recevront.

L’application “Tableur”

Le tableur est un outil puissant qui peut être utilisé par les particuliers pour une variété de tâches, allant de la gestion des finances personnelles à la création de présentations. Voici quelques exemples concrets :

Gestion des finances personnelles :

• Suivre son budget : Excel peut vous aider à suivre vos revenus et vos dépenses, à créer un budget et à atteindre vos objectifs financiers. Vous pouvez utiliser des formules et des fonctions pour calculer vos dépenses mensuelles, suivre vos progrès et identifier les domaines où vous pouvez économiser de l'argent.
• Planifier des dépenses importantes : Excel peut vous aider à planifier et à économiser pour des achats importants, tels qu'une voiture ou une maison. Vous pouvez créer un tableau de bord pour suivre vos économies, comparer les options et estimer le coût total de votre achat.
• Préparer sa déclaration de revenus : Excel peut vous aider à organiser vos documents fiscaux et à préparer votre déclaration de revenus. Vous pouvez utiliser des formules pour calculer vos impôts et vous assurer que vous obtenez le maximum de votre remboursement.

L’application “Présentation ” (PowerPoint et Slides)

Souvent associé aux présentations professionnelles, s'avère être un outil surprenant et polyvalent pour les particuliers. Que vous soyez étudiant, parent, passionné ou simplement à la recherche d'un moyen créatif de vous exprimer, PowerPoint peut vous faciliter la vie et la rendre plus agréable.

Voici quelques exemples concrets de l'utilisation de PowerPoint ou Slides par les particuliers :

1. Présentations scolaires et projets étudiants :

• Créer des exposés captivants&nb: PowerPoint vous permet de structurer vos idées, d'ajouter des visuels attrayants et de réaliser des animations pour captiver l'attention de votre audience.
• Travail collaboratif : Partagez vos présentations avec vos camarades et travaillez ensemble en ligne pour finaliser vos projets.
• Présentations interactives : Intégrez des quiz, des sondages et des vidéos pour rendre vos présentations plus dynamiques et interactives.

2. Gérer des événements personnels et familiaux :

• Organiser des événements : Anniversaires, mariages, réunions de famille... PowerPoint vous aide à planifier chaque étape, créer des invitations personnalisées, suivre les RSVP et gérer les budgets.
• Créer des albums photos souvenirs : Rassemblez vos photos préférées, ajoutez des textes descriptifs et organisez-les en diapositives thématiques pour des albums originaux et captivants.
• Partagez vos voyages : Racontez vos aventures en voyage en créant une présentation captivante avec photos, cartes, vidéos et commentaires.

3. Apprendre et partager des connaissances :

• Cours et tutoriels :Créez des diapositives claires et concises pour vos cours en ligne ou vos tutoriels, en y incluant des images, des schémas et des vidéos explicatives.
• Présentations de hobbies et passions : vos passions avec vos amis et votre famille en créant des présentations sur vos loisirs, vos collections ou vos découvertes.
• Présentations commerciales : Si vous avez une petite entreprise ou vendez des produits artisanaux, PowerPoint vous permet de créer des présentations commerciales attrayantes pour mettre en valeur vos offres.

4. Se divertir et se détendre :

• Diaporamas photos et vidéos : Animez vos souvenirs avec des transitions, de la musique et des effets pour créer des diaporamas captivants à partager avec vos proches.
• Karaoké et soirées diapositives : Créez des présentations karaoké avec les paroles de vos chansons préférées pour des soirées animées et amusantes.
• Jeux et activités interactives : PowerPoint vous permet de concevoir des jeux éducatifs, des quiz interactifs ou des histoires personnalisées pour divertir vos enfants ou vos amis.

L’application “One Note” de Microsoft

Les utilisateurs de Microsoft ont la possibilité d’utiliser “One Note” qui est un excellent moyen de collecter et d'organiser des informations pour vos recherches. Vous pouvez ajouter des notes, des liens web, des fichiers PDF et des images. Vous pouvez ensuite créer des blocs-notes de recherche distincts pour différents sujets.

En conclusion

Que vous utilisiez les outils de Microsoft ou de Google, les résultats seront pratiquement identiques en termes de productivité et de qualité des documents.

Nous recommandons cependant Microsoft, car ce sont les documents les plus utilisées dans le monde.

Sauvegarde des documents

Les versions en ligne gratuite présentent quelques inconvénients pour la sauvegarde des documents qui peuvent solutionner simplement.

Avec Microsoft

Avec Google

Utilisez les applications bureautiques d’Apple.

Les compléments de la bureautique.

Le point faible des applications bureautiques est la correction des textes. À notre avis Scribens est un outil plus performant pour la correction de textes. Il a fait ses preuves en matière de :

Correction grammaticale : Il identifie un large éventail d'erreurs grammaticales, des plus simples aux plus complexes.

Orthographe : Il corrige les fautes d'orthographe et les erreurs de conjugaison.

Syntaxe : Il vérifie la structure des phrases et suggère des améliorations.

Lexique : Il propose des synonymes pour enrichir votre vocabulaire et éviter les répétitions.

Malheureusement, il n'existe pas de moyen direct d'intégrer Scribens à la version en ligne de Microsoft Word ou de Google, car Scribens est principalement conçu pour fonctionner en tant qu'extension pour les versions de bureau de Microsoft Word et d'autres logiciels de traitement de texte.

Même si une intégration directe n'est pas possible, la solution de contournement pour bénéficier des fonctionnalités de Scribens lors de l'utilisation de Word en ligne :

• Ouvrez Scribens dans votre navigateur.
• Collez ou rédigez votre texte directement dans l'interface de Scribens.
• Corrigez les erreurs.
• Copiez le texte corrigé et collez-le dans Word en ligne.
• Enregistrez régulièrement votre document Word en ligne pour éviter de perdre des modifications.

Scanner un document avec un iPhone SE

Vous pouvez facilement scanner un document avec votre iPhone SE en utilisant l'application "Notes".

Voici les étapes à suivre :

1. Ouvrez l'application Notes.
2. Créez une nouvelle note ou sélectionnez une note existante.
3. Appuyez sur le bouton de l'appareil photo.
4. Sélectionnez "Scanner des documents".
5. Placez votre document face à la caméra. L'iPhone va automatiquement détecter les bords du document.(Attention : Choisir "Manuel" si vous avez plusieurs pages).
6. Ajustez les coins du document si nécessaire pour une meilleure précision.
7. Appuyez sur "Enregistrer" si vous avez une seule page sinon vous pouvez ajouter plusieurs scans à la même note.

Vous pouvez également :

• Modifier le scan en utilisant les outils d'édition disponibles.
• Enregistrer le scan dans d'autres applications comme Mail ou Fichiers.

La création d'un document au format PDF de votre téléphone est également possible avec l'application "One Drive" de Microsoft.

Voici les étapes à suivre :

1. Ouvrez l'application "One Drive".
2. Appuyez sur l'icône "appareil photo".
3. Capturer votre document.
4. Ajuster la capture, puis sélectionner "Confirmer"
5. Sélectionner sir "OK" si vous avez une seule page ou sur "Ajouter" si vous souhaitez ajouter plusieurs pages.
6. Dans la page "Enregistrer sous" vous avez la possibilité de renommer votre page et de choisir l'endroit de l'enregistrement.
7. Puis appuyer sur "Enregistrer sous".

Conseils pour la diffusion de documents numériques.

La diffusion de documents numériques est devenue une pratique courante dans de nombreux domaines, de l'entreprise à l'éducation et aussi pour les particuliers. Pour assurer une diffusion efficace et sécurisée, voici quelques conseils clés :

• Adaptabilité : Optez pour des formats ouverts et standards (PDF, DOCX, etc.) pour une meilleure compatibilité avec différents logiciels et appareils.
• Conservation : Pour un archivage à long terme, privilégiez les formats peu susceptibles d'obsolescence, comme le PDF.
• Poids : Minimisez la taille des fichiers pour faciliter le téléchargement et réduire le temps de chargement.

Nous recommandons la fonction Fichiers >Imprimer > Print to PDF. Ainsi tous vos utilisateurs auront la possibilité de lire vos documents.